디지털 양식

디지털 양식을 사용하여 필요한 데이터를 수집할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 특정 요청을 처리하려는 데이터를 입력할 수 있습니다. 디지털 양식 트리거는 디지털 양식을 제출함으로써 발생하는 트리거를 의미합니다. 예를 들어 직원 지출 보고서를 고려해 봅시다. 직원이 $1000의 지출 보고서를 제출했습니다. 지출 보고서를 제출하면 시스템은 API 요청을 통해 사용자 관련 정보를 가져와 승인 절차를 따릅니다. 이 시나리오에서 시스템은 API 요청을 사용합니다. 디지털 양식 트리거의 프로세스 흐름은 아래 설명되어 있습니다.

디지털 양식 트리거 설정

프로세스 앱에 로그인하면 흐름탭으로 이동합니다.
오른쪽 창에서 트리거 아래의 디지털 양식을 클릭합니다.
디지털 양식 트리거 창의 양식 드롭다운 목록에서 새 양식 만들기를 선택합니다.
새 양식 대화 상자에서 다음 세부 정보를 입력합니다.
1. 이름 – 디지털 양식의 이름을 입력합니다. 예: 지출 보고서
2. 표시 이름 – 이름을 식별하기 쉽도록 표시 이름을 입력합니다.
3. 설명 – 디지털 양식에 대한 간단한 설명을 입력합니다
생성을 클릭합니다.
디지털 양식 트리거 창에서 접근 제어 추가를 클릭합니다. 그러면 양식 페이지로 이동하고 마스터 양식에 구성 요소를 추가할 수 있습니다. 접근 제어를 통해서만 읽기 전용, 표시 여부 및 가시성 설정을 업데이트할 수 있습니다.
양식을 포함할 HTML 섹션에서 HTML 코드를 찾을 수 있습니다. 복사를 클릭하여 HTML 코드를 복사합니다. 이 HTML iframe 코드를 사용하여 웹사이트에 트리거 양식을 포함할 수 있습니다. 이는 포털을 사용하지 않고 프로세스 앱이 공용 액세스용인 경우에만 필요합니다.
완료를 클릭합니다. 프로세스 빌더에서 생성된 트리거를 찾을 수 있습니다.
초기자(직원)에게 통지하여 흐름을 구축하기 시작합니다.
왼쪽 창에서 이벤트 섹션을 찾을 수 있습니다. 이 섹션의 알림 스탠실을 빌더로 끌어서 놓습니다.
알림 스텐실을 클릭하여 알림 창을 엽니다.
알림 창에서 다음 세부 정보를 입력합니다.
1. 이름 – 알림 메시지의 이름을 입력합니다.
2. 전달 모드 – 직원에게 알릴 때 사용할 커뮤니케이션 모드를 선택합니다.
3. 수신자 – 알림을 받을 직원의 이메일 주소를 입력합니다. 트리거에서 컨텍스트 또는 변수도 사용할 수 있습니다.
4. 이름 – 알림 이메일의 제목을 입력합니다.
5. 메시지 작성 – 알리고자 하는 관련 텍스트를 입력합니다. 또한 컨텍스트 및 변수 추가를 지원하므로 메시지를 작성할 때 이를 포함할 수 있습니다.
알림 창을 닫습니다.
초기자(직원)의 관리자 세부 정보를 가져오도록 API 요청을 합니다.
왼쪽 창에서 통합 섹션을 찾을 수 있습니다. 이 섹션의 API에 연결 스탠실을 빌더로 끌어서 놓습니다.
API에 연결 스텐실을 클릭하여 API에 연결 창을 엽니다.
API에 연결 창에서 다음 세부 정보를 입력합니다.
1. 이름 – API 요청의 이름을 입력합니다.
2. 유형 – API 요청 유형을 선택합니다. REST 또는 SOAP
3. 통합 모드 – 통합 모드: 동기 또는 비동기: 를 선택합니다.
4. URL: URL 필드에 있는 요청 정의를 클릭합니다.
  1. 요청 정의 페이지에서 다음 세부 정보를 입력합니다.
    1. 요청 유형 – 가져오기
    2. 요청 URL – https://608fd39c38473400170203a8.mockapi.io/api/v1/leaverequests(업무용이 아닌 예시 URL)
    3. 이 API는 헤더 매개 변수가 필요하지 않습니다.
    4. 요청 테스트 탭을 클릭합니다.
    5. 페이지의 오른쪽 상단에서 테스트를 클릭합니다. 테스트 완료를 기다리면 상태 코드: 200을 받습니다.
    6. API 호출에서 반환된 레코드 배열을 확인할 수 있습니다. 다음 단계에서는 JavaScript를 사용하여 값을 구문 분석합니다.
    7. 페이지의 오른쪽 상단에서 저장을 클릭합니다.
API에 연결 창을 닫습니다.
API 요청이 성공적으로 완료되면 시스템은 관리자 세부 정보를 가져와 작업(지출 보고서 승인)을 할당합니다.
왼쪽 창에서 작업 섹션을 찾을 수 있습니다. 이 섹션의 승인 작업 스탠실을 빌더로 끌어서 놓습니다.
승인 작업 스텐실을 클릭하여 승인 작업 창을 엽니다.
승인 작업 창에서 다음 세부 정보를 입력합니다.
1. 이름 – 승인 작업의 이름을 입력합니다.
2. 작업 결과 – 승인 및 거부 옵션을 찾을 수 있습니다. 작업을 승인하거나 거부하는 것을 선택합니다. 이 옵션의 이름을 바꾸거나 결과 추가를 선택하여 보류 중과 같은 더 많은 옵션을 추가할 수도 있습니다.
알림 탭을 클릭하고 알림 설정을 설정합니다.
드롭다운 목록에 포함된 봇 또는 API 또는 이메일 중에 전달 모드: 를 선택합니다.
응답 섹션에서 응답 받기 옵션을 선택하여 관리자의 응답을 전송합니다. 이러한 옵션은 선택한 전달 모드에 따라 달라집니다. 전달 모드가 이메일인 경우, 양식 또는 이메일을 통해 응답을 받을 수 있습니다. 전달 모드가 봇인 경우, 양식 또는 대화 경험을 통해 응답을 받을 수 있습니다. 전달 모드가 API인 경우, API를 통해 응답을 받을 수 있습니다. 이 예시에서 선택한 전달 모드는 이메일입니다.
1. 양식을 통해 응답 받기 – 선택하면 양식 URL이 메시지 작성 섹션에서 작성한 메시지에 삽입됩니다.
2. 이메일을 통해 응답 받기 – 선택하면 메시지 작성 섹션에서 작성한 메시지에 결과 버튼이 추가됩니다.
메시지 작성 섹션에서 다음 세부 정보를 입력합니다.
1. 제목 – 응답 메일의 제목을 입력합니다.
2. 메시지 작성 – 응답 메시지의 세부 정보를 입력합니다.
3. {..}를 클릭하여 메시지에 변수를 추가합니다. 또한 메시지의 컨텍스트를 사용할 수도 있습니다.
할당 탭을 클릭하고 수신자 설정을 설정합니다. 다음 옵션 중 선택할 수 있습니다.
1. 단일 수신자 – 선택하면 이 섹션에서 설정한 수신자에게 응답을 보낼 수 있습니다.
  1. 수신자 ID 필드에 수신자의 이메일 주소를 입력합니다.
2. 다중 수신자 – 선택하면 이 섹션에서 설정한 다중 수신자에게 응답을 보낼 수 있습니다.
  1. 수신자 ID 필드에 수신자의 이메일 주소를 쉼표로 구분하여 입력합니다.
  2. 할당 논리 섹션에서 옵션을 선택합니다.
    1. 모두에게 할당 – 선택하면 시스템이 모든 수신자에게 작업을 할당합니다.
    2. 가장 적게 사용됨 – 선택하면 시스템이 열린 작업이 가장 적은 수신자에게 작업을 할당합니다.
3. 그룹 – 선택하면 그룹으로 응답을 보낼 수 있습니다. 그룹의 수신자 중 한 명만 작업을 완료할 수 있습니다
  1. 그룹 ID 필드에 그룹 이메일 주소를 쉼표로 구분하여 입력합니다.
승인 작업 창을 닫습니다.
작업을 할당한 후 관리자는 작업을 승인하거나 거부할 수 있습니다. 이 작업을 수행하려면 논리 스텐실이 필요합니다. 이 작업을 수행하기 위해 항상 논리가 필요한 것은 아니며 사용 사례에 따라 달라집니다. 이 예시에서는 논리 스텐실을 사용합니다.
왼쪽 창에서 논리 섹션을 찾을 수 있습니다. 이 섹션의 분리 스탠실을 빌더로 끌어서 놓습니다.
분리 스텐실은 두 개의 분기(Branch1 및 Branch2)가 있는 빌더에 추가됩니다.
분리스텐실을 클릭하여 분리 창을 엽니다.
분리 창에서 다음 세부 정보를 입력합니다.
1. 이름 – 분리 조치의 이름을 입력합니다. 예: 관리자 결정.
2. 분기 – 분기(Branch1과 Branch2)를 승인됨 및 거부됨으로 편집합니다.
3. 논리 분리 – 아래 옵션 중 하나를 선택합니다.
  1. 모든 분기 실행 – 선택 시 모든 분기가 동시에 실행됩니다.
  2. 조건에 따라 실행 – 선택하면, 아래 조건 정의 섹션에서 조건을 정의할 수 있습니다. 프로세스 필드, 컨텍스트 및 프로세스 컨텍스트를 기반으로 조건을 정의할 수 있습니다. 예를 들어, 프로세스 필드를 선택해 봅시다.
    1. If 조건에서 필드 값과 해당 드롭다운 목록에서 보다 작음을 선택합니다. 값 필드에 $2000을 입력합니다.
    2. Go to Branch 드롭다운 목록에서 승인됨을 선택합니다.
    3. Else-If 추가 섹션에서 Else Go To Branch 드롭 다운 목록의 거부됨을 선택합니다.
분리 창을 닫습니다.
다음 단계는 지출 보고서의 상태를 직원에게 알리는 것입니다. 빌더의 승인 및 거부 분기 아래에 알림 스텐실을 끌어서 놓습니다.
승인 및 거부 분기의 알림 스텐실을 열고 알림 세부 정보를 설정합니다.
마지막 단계는 프로세스 흐름을 종료하는 것입니다.
왼쪽 창에서 논리 섹션을 찾을 수 있습니다. 이 섹션의 종료 스탠실을 빌더로 끌어서 놓습니다.
종료 스텐실을 클릭하여 종료 창을 엽니다.
종료 페이지에서 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
1. 이 경로 종료 – 선택하면 시스템이 현재 경로를 종료하고 다른 모든 경로를 활성 상태로 유지합니다.
2. 모든 경로 종료 – 선택하면 시스템이 모든 활성 경로를 종료하고 프로세스 흐름을 종료합니다.