デジタルフォーム1 min read

デジタルフォームは、必要なデータを収集するのに役立ちます。ユーザーは、特定のリクエストを処理するために必要なデータを入力することができます。デジタルフォームトリガーとは、デジタルフォームを送信することで発生する引き金となる出来事を指します。例として、従業員の経費報告書について検討しましょう。ある従業員が1000ドルの経費報告書を送信しました。投稿後、システムはAPIリクエストによりユーザー関連情報を取得し、承認プロセスを踏みます。このシナリオでは、システムはAPIリクエストを使用します。以下に、デジタルフォームトリガーのプロセスフローを説明します。

デジタルフォームトリガーの設定

プロセスアプリにログインした後、そのアプリにはフロータブが表示されます。
右側のペインで、トリガーの下のデジタルフォームをクリックします。
デジタルフォームトリガーウィンドウで、フォームドロップダウンリストから新しいフォームを作成を選択します。
[新しいフォーム] ダイアログボックスで、以下の詳細を入力します。
1. 名前 – デジタルフォームの名前を入力。例：経費報告書
2. 表示名 – 名前を識別しやすいように表示名を入力。
3. 説明 – デジタルフォームの簡単な説明を入力
作成をクリックします。
デジタルフォームトリガーウィンドウで、アクセス制御を追加をクリック。それはフォームページに表示され、マスターフォームにコンポーネントを追加できます。更新できるのは 読み取り専用、可視化および 可視性の設定であり、アクセス制御で行うことができます。
フォームを埋め込むHTMLセクションでは、HTMLコードが表示されています。コピーをクリックして、HTMLコードをコピーします。このHTML iframeコードを使用して、トリガーフォームをウェブサイトに埋め込むことができます。これはあなたがポータル を使用しない場合のみ必要となります。プロセスアプリは公開アクセス用です。
[完了] をクリックします。作成されたトリガーは、プロセスビルダーで確認できます。
イニシエーター（従業員）に通知することで、フローの構築を開始します。
左側のペインには、イベントセクションがあります。このセクションからビルダーにヒューマンタスクステンシルをドラッグアンドドロップします。
通知ステンシルをクリックして、「通知」ウィンドウを開きます。
「通知」ウィンドウで、以下の詳細を入力。
1. 名前 – 通知メッセージの名前を入力。
2. 配信モード – 従業員に通知する際の通信モードを選択。
3. 受信者 – 通知を受信する従業員のメールアドレスを入力。コンテキスト や変数をトリガーから使用することもできます。
4. 件名 – 通知メールの件名を入力。
5. メッセージを作成 – 通知に関連するテキストを入力。さらに、コンテキスト や変数の追加もサポートしているので、メッセージを作成する際にそれらを含めることができます。
「通知」ウィンドウを閉じます。
APIリクエストを行い、イニシエーター（従業員）の管理者の詳細を取得します。
左側のペインには、システム連携セクションが表示されます。このセクションからビルダーにAPIに接続ステンシルをドラッグアンドドロップします。
APIに接続ステンシルをクリックして、「APIに接続」ウィンドウを開きます。
「APIに接続」ウィンドウで、以下の詳細を入力します。
1. 名前 – APIリクエストの名前を入力。
2. タイプ – APIリクエストタイプを選択。RESTまたはSOAP
3. システム連携モード – システム連携モードを選択。同期または非同期。
4. URL：URLフィールドの下のリクエストを定義をクリックします。
  1. リクエストの定義ページで、以下の詳細を入力します。
    1. リクエストタイプ – 取得
    2. リクエストURL – https://608fd39c38473400170203a8.mockapi.io/api/v1/leaverequests（これは一例を示すURLであり、業務を目的とするものではありません。）
    3. このAPIは、ヘッダーパラメータを必要としません。
    4. リクエストをテストタブをクリック。
    5. ページ右上のテストをクリック。テストが完了するまで待つと、以下の ステータスコードを取得できます 200。
    6. APIコールによって返された記録の配列を見ることができます。次のステップでは、JavaScriptを使用して値を説明します。
    7. ページ右上の保存をクリック。
「APIに接続」ウィンドウを閉じます。
APIリクエストが正常に完了すると、システムは管理者の詳細を取得し、タスク（経費報告の承認）を割り当てます。
左側のペインに、タスクセクションが表示されます。承認タスクステンシルを、このセクションからビルダーにドラッグアンドドロップします。
承認タスクステンシルをクリックすると、「承認タスク」ウィンドウが表示されます。
「承認タスク」ウィンドウで、以下の詳細を入力：
1. 名前 – 承認タスクの名前を入力。
2. タスクの結果 – 承認と却下のオプションが表示されます。タスクを承認するか却下するかを選択します。また、これらのオプションの名前を変更したり、成果を追加 をクリックすると、保留などのオプションを追加できます。
通知タブをクリックして、通知設定を構成します。
ドロップダウンリストから配信モードを選択します。ボットまたはAPIまたはメール。
応答セクションにおいて、応答を取得 オプションを選択し、管理者の応答を送信します。これらのオプションは、選択した配信モードによって異なります。配信モードが メールの場合は、フォームやメールで応答を取得できます。配信モードが ボットの場合は、フォームや会話体験によって応答を取得できます。配信モードが APIの場合は、APIを介して応答を取得できます。この例では、選択された配信モードはメールです。
1. フォームによる応答の取得 – 選択すると、 フォームのURLは、メッセージを作成セクションで作成されたメッセージにインサートされます。
2. メールで応答を取得 – 選択すると、結果のボタン が、メッセージを作成セクションで作成されたメッセージに付加されます。
メッセージを作成セクションで、以下の詳細を入力します。
1. 件名 – 通知メールの件名を入力。
2. メッセージを作成 – 応答メッセージの詳細を入力。
3. {..}をクリックして、メッセージに変数を追加します。メッセージにおいて、コンテキスト を使用することもできます。
割り当てタブをクリックして、受信者設定を構成します。下のオプションから何れかを選択できます:
1. 単一の受信者 – 選択すると、このセクションで設定した受信者に応答を送信できます。
  1. 受信者IDフィールドには、受信者のメールアドレスを入力します。
2. 複数の受信者 – 選択すると、このセクションで設定した複数の受信者に応答を送信できます。
  1. 受信者IDフィールドに受信者のメールアドレスをコンマで区切って入力します。
  2. 割り当てロジックセクションで、オプションを選択します。
    1. 全員への割り当て – 選択すると、システムはタスクをすべての受信者に割り当てます。
    2. 最も占有率が低い – 選択すると、システムは、開いているタスクの数が最も少ない受信者にタスクを割り当てます。
3. グループ– 選択すると、応答をグループ宛に送信できます。グループの受信者のうち 1 人だけがタスクを完了する必要があります。
  1. グループIDフィールドには、グループのメールアドレスをカンマで区切って入力します。
承認タスクを閉じるウィンドウが表示されます。
タスクを割り当てた後、管理者はそのタスクを承認または却下することができます。このアクションを実行するには、ロジックステンシルが必要です。このタスクを実行するのに、常にロジックが必要であるわけではなく、ユースケースによって異なります。しかし、この例では、ロジックステンシルを使用しています。
左側のペインに、ロジックセクションが表示されます。スプリットステンシルを、このセクションからビルダーにドラッグアンドドロップします。
スプリットステンシルは、2つのブランチ（ブランチ1とブランチ2）を持つビルダーに追加されます。
スプリットステンシルをクリックして、「スプリット」ウィンドウを開きます。
「スプリット」ウィンドウで、以下の詳細を入力。
1. 名前 – スプリットアクションの名前を入力。例：管理者決定。
2. ブランチ – ブランチ（ブランチ1とブランチ2）を承認済みと却下済みとして編集します。
3. スプリットロジック – 以下のオプションのいずれかを選択します。
  1. すべてのブランチを実行 – 選択すると、すべてのブランチが同時に実行されます。
  2. 条件で実行 – 選択すると、下記の条件を定義セクションで条件を定義できます。プロセスフィールド、コンテキストおよびプロセスコンテクストに基づいて条件を定義することができます。例として、プロセスフィールドを選択しましょう。
    1. Ifという条件でフィールド値を選択 を選択し、より小さいをそれぞれのドロップダウンリストから選択します。その値フィールドに $2000を入力します。
    2. ブランチへ移動ドロップダウンリストから、承認済みを選択します。
    3. Else-Ifを追加セクションにおいて、ブランチへ移動ドロップダウンリストから却下済みを選択します。
「スプリット」ウィンドウを閉じます。
次のステップは、経費報告書のステータスを従業員に通知することです。通知ステンシルを、ビルダーに関する承認済みと却下済みの下にをドラッグアンドドロップします。
承認済みと却下済みブランチの通知ステンシルを開き、通知の詳細を設定します。
最後にプロセスフローを終了します。
左側のペインに、ロジックセクションが表示されます。終了ステンシルを、このセクションからビルダーにドラッグアンドドロップします。
終了ステンシルをクリックして、「終了」ウィンドウを開きます。
「終了」ウィンドウで、以下のいずれかのオプションを選択します。
1. このパスを終了 – 選択すると、システムにおいて現在のパスが終了し、他のすべてのパスはアクティブなまま残ります。
2. すべてのパスを終了 – 選択すると、システムにおいてすべてのアクティブなパスが終了し、プロセスフローが終了します。